Nebenkostenabrechnung bei Auszug: Fristen, Zwischenablesung und Kaution
Nebenkostenabrechnung bei Auszug mitten im Jahr: zeitanteilige Aufteilung, Zwischenablesung nach § 9b HeizkostenV, CO2-Kosten, Frist nach § 556 BGB und Kautionseinbehalt, durchgerechnet in Euro.
Zieht ein Mieter mitten im Jahr aus, rechnen Sie ihn nicht sofort ab, sondern mit der normalen Jahresabrechnung: Er trägt die Betriebskosten für seine Tage, die Heizkosten nach einer Zwischenablesung am Auszugstag (§ 9b HeizkostenV). Die Abrechnung muss ihm spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB), bei Auszug am 30.06.2026 also bis 31.12.2027. Bis dahin dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution für die erwartete Nachzahlung zurückbehalten.
Dieser Leitfaden rechnet einen Auszug zum 30. Juni 2026 vollständig durch: Tage, Gradtagszahlen, Wasser, CO2-Anteil, Vorauszahlungen und Kaution. Stand der Rechtslage: Oktober 2026.
Kein eigener Abrechnungszeitraum zum Auszugstag
Ein Auszug beendet den Abrechnungszeitraum nicht. Rechnen Sie nach Kalenderjahr ab, bleibt es beim Zeitraum 01.01. bis 31.12.2026, und der ausgezogene Mieter bekommt seine Abrechnung zusammen mit allen anderen. Das Gesetz stellt ausdrücklich klar: „Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet“ (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Vor dem Jahresende fehlen ohnehin Rechnungen wie Grundsteuer, Versicherung oder Brennstoff.
Für Sie gilt deshalb nur eine Frist, und die hängt am Abrechnungszeitraum, nicht am Auszug:
| Abrechnungszeitraum | Auszug | Abrechnung muss zugehen bis |
|---|---|---|
| 01.01.–31.12.2026 | 30.06.2026 | 31.12.2027 |
| 01.01.–31.12.2026 | 15.01.2026 | 31.12.2027 |
| 01.05.2026–30.04.2027 | 31.10.2026 | 30.04.2028 |
Ein Mieter, der im Januar auszieht, wartet also fast zwei Jahre auf seine Abrechnung. Das ist zulässig. Wer früher abrechnet, verkürzt die Unsicherheit über die Kaution für beide Seiten.
Was beim Auszug zu tun ist
Die Abrechnung entsteht ein Jahr später, die Daten dafür aber am Übergabetag. Fehlt dann ein Zählerstand, lässt er sich nicht mehr nachholen.
- Zwischenablesung der Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler. Bei zentraler Heizung ist sie Pflicht: „Bei Nutzerwechsel innerhalb eines Abrechnungszeitraumes hat der Gebäudeeigentümer eine Ablesung der Ausstattung zur Verbrauchserfassung der vom Wechsel betroffenen Räume (Zwischenablesung) vorzunehmen“ (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Beauftragen Sie den Messdienst rechtzeitig für den Auszugstag. Bei fernablesbaren Geräten liefert er den Stichtagswert ohne Termin in der Wohnung.
- Kaltwasser- und Stromzähler im Übergabeprotokoll notieren, Fotos der Zähler machen, von beiden Seiten unterschreiben lassen. Den Stromliefervertrag für die Wohnung kündigt der Mieter selbst.
- Neue Anschrift des Mieters schriftlich festhalten. Ohne sie können Sie den Zugang der Abrechnung später kaum nachweisen.
- Leerstand dokumentieren. Steht die Wohnung zwischen zwei Mietern leer, tragen Sie die Kosten dieser Tage selbst. Halten Sie Ende und Beginn der Mietzeiten mit Datum fest.
Die Kosten der Zwischenablesung, oft als „Nutzerwechselgebühr“ abgerechnet, sind keine Betriebskosten. Der BGH stuft sie als Verwaltungskosten ein, „die in Ermangelung anderweitiger vertraglicher Regelung dem Vermieter zur Last fallen“ (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). Ohne ausdrückliche Regelung im Mietvertrag gehört die Gebühr also nicht in die Abrechnung des ausgezogenen Mieters.
Ab dem 31.12.2026 müssen auch ältere Heizkostenverteiler und Wärmezähler fernablesbar sein: Geräte, die bis zum 01.12.2021 eingebaut wurden, sind bis dahin nachzurüsten oder auszutauschen, Ausnahmen gelten bei technischer Unmöglichkeit oder unbilliger Härte (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Für Zwischenablesungen ab 2027 heißt das in den meisten Häusern: Stichtagswert vom Messdienst statt Ablesetermin.
Fristen nach § 556 Abs. 3 BGB, § 548 BGB und § 5 Abs. 3 HeizkostenV, Stand: Oktober 2026.
Wie die Kosten aufgeteilt werden
Für jede Kostenart gilt ein eigener Weg:
| Kostenart | Aufteilung zwischen Vor- und Nachmieter | Grundlage |
|---|---|---|
| Grundsteuer, Versicherung, Müll, Hausreinigung, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger | zeitanteilig nach Tagen | Mietzeit, Umlageschlüssel laut Vertrag |
| Kaltwasser und Abwasser mit Wohnungszähler | nach abgelesenem Verbrauch | Zählerstände im Übergabeprotokoll |
| Heizung, Verbrauchskosten | nach Zwischenablesung | § 9b Abs. 2 HeizkostenV |
| Heizung, Grundkosten | nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig | § 9b Abs. 2 HeizkostenV |
| Warmwasser, Verbrauchskosten | nach Zwischenablesung | § 9b Abs. 2 HeizkostenV |
| Warmwasser, Grundkosten | zeitanteilig | § 9b Abs. 2 HeizkostenV |
Gradtagszahlen: warum der Winter mehr zählt
Die Heiz-Grundkosten fallen nicht gleichmäßig an, sondern überwiegend im Winter. Deshalb erlaubt § 9b Abs. 2 HeizkostenV, sie nach Gradtagszahlen statt nach Tagen zu verteilen. Die verbreitete Tabelle verteilt 1.000 Promille auf das Jahr (Gradtagszahlentabelle, IV Mieterschutz):
| Monat | Jan. | Feb. | März | Apr. | Mai | Juni–Aug. | Sep. | Okt. | Nov. | Dez. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Promille | 170 | 150 | 130 | 80 | 40 | 40 (zusammen) | 30 | 80 | 120 | 160 |
Wer vom 1. Januar bis 30. Juni wohnt, kommt auf 170 + 150 + 130 + 80 + 40 + 13,3 (ein Drittel des Sommerwerts) = 583,3 Promille. Nach Tagen wären es 181 von 365 Tagen, also 49,6 Prozent. Welchen der beiden Wege Sie wählen, lässt das Gesetz offen. Ein abweichender Schlüssel im Mietvertrag geht vor (§ 9b Abs. 4 HeizkostenV). Wenden Sie die gewählte Methode auf Vor- und Nachmieter einheitlich an.
Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder wegen des Zeitpunkts technisch nicht hinreichend genau, werden auch die Verbrauchskosten nach diesen Maßstäben verteilt (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV): Heizung nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, Warmwasser zeitanteilig.
Durchgerechnetes Beispiel: Auszug zum 30. Juni 2026
Ausgangslage (Beispielwerte): Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen und 480 m² Wohnfläche, Gaszentralheizung mit Warmwasser. Wohnung 3 hat 68 m². Mieter A wohnt dort vom 01.01. bis 30.06.2026 (181 Tage), im Juli steht die Wohnung leer (31 Tage), Mieter B zieht zum 01.08.2026 ein (153 Tage). Mieter A hat monatlich 130 € für Betriebskosten und 110 € für Heizung und Warmwasser vorausgezahlt.
Schritt 1: kalte Betriebskosten nach Wohnfläche und Tagen
| Kostenart (Haus, 2026) | Betrag |
|---|---|
| Grundsteuer | 2.880,00 € |
| Müllabfuhr | 1.920,00 € |
| Gebäudeversicherung | 2.400,00 € |
| Hausreinigung | 2.160,00 € |
| Allgemeinstrom | 480,00 € |
| Schornsteinfeger | 240,00 € |
| Summe | 10.080,00 € |
10.080 € ÷ 480 m² = 21,00 €/m² im Jahr. Wohnung 3: 21,00 € × 68 m² = 1.428,00 € im Jahr. Anteil Mieter A: 1.428,00 € × 181/365 = 708,13 €.
Schritt 2: Wasser nach Zählerstand
Das Haus hat 3.240 € für 540 m³ Wasser und Abwasser bezahlt, also 6,00 € je m³. Laut Übergabeprotokoll hat Mieter A vom 01.01. bis 30.06. 21 m³ verbraucht: 21 × 6,00 € = 126,00 €.
Schritt 3: Heizung und Warmwasser nach Zwischenablesung
Der Messdienst weist für Wohnung 3 Heiz-Grundkosten von 240 € für das Jahr aus, einen Preis von 0,40 € je Verbrauchseinheit, Warmwasser-Grundkosten von 90 € und 8,50 € je m³ Warmwasser.
| Position | Rechnung | Mieter A |
|---|---|---|
| Heiz-Grundkosten (Gradtagszahlen) | 240 € × 583,3/1.000 | 140,00 € |
| Heiz-Verbrauchskosten | 1.150 Einheiten laut Zwischenablesung × 0,40 € | 460,00 € |
| Warmwasser-Grundkosten | 90 € × 181/365 | 44,63 € |
| Warmwasser-Verbrauch | 9 m³ × 8,50 € | 76,50 € |
| Summe | 721,13 € |
Hätten Sie die Heiz-Grundkosten zeitanteilig verteilt, wären es für Mieter A 119,01 € statt 140,00 €. Beide Wege sind zulässig, die Differenz verschiebt sich zwischen Vormieter, Leerstand (also Ihnen) und Nachmieter.
Beispielrechnung mit Gradtagszahlen nach der verbreiteten 1.000-Promille-Tabelle, Abrechnungsjahr 2026 mit 365 Tagen.
Schritt 4: CO2-Kosten im Stufenmodell
Seit 2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO2-Kosten für Heizung und Warmwasser nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Die Einstufung erfolgt für das ganze Gebäude und das ganze Jahr, nicht für den einzelnen Mieter.
- Die Gasrechnung muss den CO2-Ausstoß in Kilogramm und die CO2-Kosten ausweisen (§ 3 CO2KostAufG). Im Beispiel: 18.090 kg CO2. Bei 60 € je Tonne, einem Wert im gesetzlichen Preiskorridor für 2026 von 55 bis 65 € (§ 10 Abs. 2 BEHG), plus 19 Prozent Umsatzsteuer ergeben sich 1.291,63 €.
- CO2-Ausstoß je m² Wohnfläche (§ 5 CO2KostAufG): 18.090 kg ÷ 480 m² = 37,7 kg/m² im Jahr.
- Einordnung in die Stufentabelle: 37 bis unter 42 kg ist Stufe 7, der Vermieter trägt 60 Prozent, die Mieter 40 Prozent.
- Vermieteranteil: 1.291,63 € × 60 % = 774,98 €. Diesen Betrag ziehen Sie vor der Heizkostenverteilung ab. Die restlichen 516,65 € fließen in die Heizkosten aller Mieter und werden nach der HeizkostenV verteilt (§ 7 Abs. 1 CO2KostAufG), beim Nutzerwechsel also ebenfalls nach § 9b.
Haben die Mieter-Heizkosten des Hauses 9.000 € betragen, machen die 516,65 € rund 5,7 Prozent davon aus. In den 721,13 € von Mieter A stecken damit rund 41,40 € CO2-Kosten. Diesen Anteil, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen müssen Sie in seiner Abrechnung ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlen die Angaben, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG), bei Mieter A also um 21,63 €.
Für die Abrechnung 2026 gilt das Stufenmodell. Durch das Gebäudemodernisierungsgesetz ist 2026 eine Sonderregel dazugekommen: Für Gas- und Ölheizungen, die nach § 43 dieses Gesetzes eingebaut werden, tragen Vermieter und Mieter ab 2028 die CO2-Kosten und Netzentgelte hälftig, ab 2029 auch Mehrkosten für beigemischte Brennstoffe (§ 5a CO2KostAufG). Für Abrechnungen bis einschließlich 2027 spielt das noch keine Rolle.
Schritt 5: Vorauszahlungen abziehen
| Betriebskosten | Heizung/Warmwasser | Gesamt | |
|---|---|---|---|
| Kosten Mieter A | 834,13 € | 721,13 € | 1.555,26 € |
| Vorauszahlungen (6 Monate) | 780,00 € | 660,00 € | 1.440,00 € |
| Nachzahlung | 54,13 € | 61,13 € | 115,26 € |
Die Nachzahlung bei den Heizkosten hat einen typischen Grund: Mieter A hat gleichmäßige Abschläge gezahlt, aber die heizintensiven Wintermonate bewohnt. Wer bei gleichen Abschlägen die Wintermonate bewohnt, zahlt deshalb tendenziell nach. Das sollten Sie beim Kautionseinbehalt berücksichtigen.
Kaution: wie viel Sie zurückbehalten dürfen
Die Kaution sichert auch Ansprüche, die erst nach dem Auszug fällig werden, darunter Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung. Der BGH erlaubt, einen angemessenen Teil der Kaution bis zur Abrechnung zurückzubehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist. Die Überlegungsfrist des Vermieters kann dabei auch mehr als sechs Monate betragen (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Eine feste Prozentzahl nennt der BGH nicht. Maßstab ist die realistische Nachzahlung, etwa aus den Abrechnungen der Vorjahre.
Rechnung für Mieter A: Die Nettokaltmiete beträgt 540 €, die Kaution 1.620 €, also genau das zulässige Maximum von drei Monatsmieten ohne Betriebskosten (§ 551 Abs. 1 BGB). Die Abrechnung 2025 ergab für ihn 180 € Nachzahlung für zwölf Monate. Für ein halbes Jahr wären das rechnerisch 90 €, weil er aber die Wintermonate bewohnt hat, ist ein höherer Betrag plausibel.
| Schritt | Betrag |
|---|---|
| Kaution | 1.620,00 € |
| Einbehalt für die Abrechnung 2026 | 250,00 € |
| Auszahlung, sobald keine Schäden mehr offen sind | 1.370,00 € zuzüglich Zinsen |
| Nachzahlung laut Abrechnung (Zugang z. B. März 2027) | 115,26 € |
| Restauszahlung aus dem Einbehalt | 134,74 € |
Bittet der Mieter beim Auszug um eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung für seinen neuen Vermieter, bestätigen Sie darin nur die gezahlten Mieten und Vorauszahlungen. Nachforderungen aus der noch ausstehenden Abrechnung behalten Sie sich vor. Diesen Vorbehalt enthält die Vorlage Mietschuldenfreiheitsbescheinigung.
Die Zinsen aus der Kautionsanlage stehen dem Mieter zu (§ 551 Abs. 3 BGB). Behalten Sie nicht die ganze Kaution ein, nur weil die Abrechnung noch aussteht: Zurückhalten dürfen Sie nur, was die erwartete Nachforderung deckt.
Schäden an der Wohnung gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung. Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB), bei Rückgabe am 30.06.2026 also mit Ablauf des 30.12.2026. Diese Frist ist deutlich kürzer als die für die Nebenkosten.
Fristversäumnis und Sonderfälle
Frist verpasst. Nach Ablauf der zwölf Monate ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen. Ist das Mietverhältnis beendet und rechnen Sie gar nicht fristgerecht ab, kann der frühere Mieter sogar die volle Rückzahlung seiner Vorauszahlungen verlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04).
Eigentumswohnung. Wartet die WEG-Abrechnung noch auf den Beschluss der Eigentümerversammlung, verlängert das Ihre Frist gegenüber dem Mieter nicht (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Fordern Sie beim Verwalter rechtzeitig die Zahlen an.
Grundsteuer kommt rückwirkend. Wird eine Grundsteuer erst nach Ablauf der Abrechnungsperiode festgesetzt, haben Sie die Verspätung nicht zu vertreten. Die Nachberechnung müssen Sie dann aber innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses vornehmen (BGH, Urteil vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05).
Formfehler. Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist. Ein unverständlicher Verteilerschlüssel ist ein formeller Mangel, ein falscher Betrag dagegen ein inhaltlicher Fehler, den Sie auch nach Fristablauf berichtigen können (BGH, Urteil vom 09.04.2008, VIII ZR 84/07). Eine Berichtigung, die zu einer höheren Nachforderung führt, scheitert nach Fristablauf allerdings am Ausschluss in § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB.
Die formellen Mindestangaben
Formell ordnungsgemäß ist die Abrechnung, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung enthält aus (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15):
- den Gesamtkosten je Kostenart,
- der Angabe und, wo nötig, Erläuterung der Verteilerschlüssel,
- der Berechnung des Anteils des Mieters,
- dem Abzug seiner Vorauszahlungen.
Bei einem Auszug gehören dazu der Abrechnungszeitraum und die Nutzungszeit des Mieters (im Beispiel 181 von 365 Tagen) sowie bei Heizkosten die Methode, nach der Sie die Grundkosten aufgeteilt haben. Bereinigte Gesamtkosten, also nach Abzug nicht umlagefähiger Anteile, genügen. Die Rechenschritte dorthin müssen Sie nicht aufschlüsseln.
Umlegen dürfen Sie nur die Kostenarten aus § 2 BetrKV, die im Mietvertrag vereinbart sind. Verwaltungskosten und Instandsetzung sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV), auch nicht die Kosten für das Erstellen der Abrechnung. Wie Sie die Umlage von Anfang an richtig vereinbaren, zeigt der Leitfaden Erste Wohnung privat vermieten.
Nach dem Versand
Der Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen. Seit dem 01.01.2025 dürfen Sie die Belege elektronisch bereitstellen, etwa als PDF (§ 556 Abs. 4 BGB). Einwendungen muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB).
Checkliste für den Auszug
- Messdienst für die Zwischenablesung am Auszugstag beauftragen
- Kaltwasser- und Stromzähler im Übergabeprotokoll festhalten, fotografieren, gegenzeichnen lassen
- Neue Anschrift des Mieters schriftlich festhalten
- Leerstandstage zwischen Vor- und Nachmieter notieren
- Methode für die Heiz-Grundkosten festlegen (Gradtagszahlen oder Tage) und den Mietvertrag prüfen
- Kautionseinbehalt aus der Vorjahresabrechnung ableiten, den Rest auszahlen, sobald keine Schäden offen sind
- Schäden bis spätestens sechs Monate nach Rückgabe geltend machen
- Fristende im Kalender: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, mit Puffer
- CO2-Anteil, Einstufung und Berechnungsgrundlagen in der Heizkostenabrechnung ausweisen
- Zugang der Abrechnung nachweisbar sicherstellen
Für die laufende Verwaltung mit Nebenkostenabrechnung ist Hausverwaltungssoftware die passende Kategorie. Den Unterschied zu Software für die Mietersuche erklärt Vermieter-Software vs. Vermietungssoftware. Steht nach dem Auszug die Neuvermietung an, können Sie mit ImmoSchedule das Inserat erstellen und auf mehreren Portalen veröffentlichen sowie Besichtigungstermine online buchen lassen. Den gesamten Ablauf beschreibt der Ratgeber Wohnung vermieten.
Dieser Artikel informiert über die Rechtslage (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen
- § 548 BGB – Verjährung der Ersatzansprüche: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__548.html
- § 551 BGB – Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__551.html
- § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html
- §§ 1, 2 BetrKV – Betriebskosten: https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/__2.html
- § 5 HeizkostenV – Ausstattung zur Verbrauchserfassung: https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__5.html
- § 9b HeizkostenV – Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel: https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__9b.html
- CO2KostAufG – Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/co2kostaufg/
- § 10 BEHG – Preis der Emissionszertifikate: https://www.gesetze-im-internet.de/behg/__10.html
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