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Wohnungsübergabeprotokoll für Einzug und Auszug
Mit diesem Wohnungsübergabeprotokoll halten Sie bei Einzug oder Auszug fest, in welchem Zustand die Wohnung ist. Sie erfassen Raum für Raum den Zustand und die Mängel, dazu Zählerstände mit Zählernummer und die übergebenen Schlüssel. Das PDF entsteht kostenlos und ohne Anmeldung in Ihrem Browser. Wer lieber auf Papier arbeitet, druckt die leere Vorlage aus.
Protokoll ausfüllen und als PDF erzeugen
Füllen Sie vor der Übergabe aus, was Sie schon wissen. Bei der Begehung ergänzen Sie den Rest von Hand.
Alle Felder sind freiwillig, leere Felder erscheinen im PDF als Linie oder Ankreuzfeld. Das PDF entsteht in Ihrem Browser, nichts wird übertragen oder gespeichert.
Übergabeprotokoll Wohnung: was hineingehört
Ein Wohnungsübergabeprotokoll, auch Abnahmeprotokoll genannt, beschreibt den Zustand der Wohnung am Tag der Wohnungsübergabe. Damit es später als Beleg taugt, sollte es diese Angaben enthalten:
- Beteiligte und Datum: Anschrift und Lage der Wohnung, Vermieter oder Hausverwaltung, Mieter und der Tag der Übergabe. Beim Auszug zusätzlich die neue Anschrift des Mieters.
- Zustand je Raum: für jeden Raum, ob er einwandfrei, gebraucht oder mangelhaft ist, und eine Mängelliste mit genauer Beschreibung.
- Zählerstände mit Nummer: Strom, Gas, Wasser und Heizung. Die Zählernummer gehört dazu, sonst lässt sich ein Stand später keinem Zähler zuordnen.
- Schlüssel nach Art und Anzahl: Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller und alle weiteren. Die Schlüsselübergabe ist damit belegt.
- Vereinbarungen: etwa, bis wann ein Mangel beseitigt wird oder wer welche Einbauten übernimmt.
- Unterschriften: Ort, Datum und die Unterschriften von Vermieter und Mieter. Jede Seite behält ein Exemplar.
Das Formular oben ist genau in diese Blöcke gegliedert. Was Sie nicht ausfüllen, bleibt im PDF als Linie frei und lässt sich bei der Begehung von Hand ergänzen.
Was die Unterschrift bewirkt
Kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll vor. Ohne Protokoll müssen Sie einen Schaden an der Wohnung später aber selbst beweisen, und dafür fehlt dann meist die Grundlage.
Unterschreiben Sie und der Mieter das Protokoll gemeinsam, hat das Gewicht. Gerichte werten ein gemeinsam unterschriebenes Protokoll, das den Zustand der Wohnung als vertragsgemäß festhält, als negatives Schuldanerkenntnis, zum Beispiel das Amtsgericht Leonberg (Urteil vom 03.02.2015, 4 C 469/14). Mängel, die bei der Übergabe erkennbar waren und nicht im Protokoll stehen, können Sie danach kaum noch geltend machen.
Was Sie bei der Übergabe sehen, aber nicht notieren, können Sie später kaum noch verlangen.
Notieren Sie deshalb alles, was Sie erkennen, auch Kleinigkeiten. Verdeckte Mängel, die erst nach der Übergabe sichtbar werden, können Sie auch später noch geltend machen.
Ansprüche zügig verfolgen
Ansprüche wegen Schäden an der Wohnung sollten Sie innerhalb von sechs Monaten ab Rückgabe der Wohnung verfolgen (§ 548 Abs. 1 BGB). Das Datum im Auszugsprotokoll hält den Tag der Rückgabe fest.
Stand: 07.10.2026. Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Einzug und Auszug: worauf es jeweils ankommt
Beim Einzug
Halten Sie den Zustand jedes Raums fest, auch kleine Gebrauchsspuren: Kratzer im Parkett, einen Sprung im Waschbecken, Bohrlöcher des Vormieters. Nur was hier steht, können Sie beim Auszug vergleichen. Ein neuer Schaden ist dann belegbar.
Bei einer Neuvermietung ist die Übergabe der letzte Schritt nach den Besichtigungsterminen und dem Mietvertrag. Den ganzen Ablauf zeigt der Ratgeber Wohnung vermieten.
Beim Auszug
Nehmen Sie das Einzugsprotokoll mit und gehen Sie Raum für Raum durch. Vergleichen Sie jeden Raum mit dem damaligen Zustand und notieren Sie alles, was neu hinzugekommen ist, mit genauer Beschreibung. Lesen Sie die Zähler ab und zählen Sie die zurückgegebenen Schlüssel. Fehlt ein Schlüssel, gehört auch das ins Protokoll.
Notieren Sie außerdem die neue Anschrift des Mieters. Sie brauchen sie für die Abrechnung, etwa der Betriebskosten oder der Kaution.
Mängel so beschreiben, dass sie später zählen
„Löcher in der Wand“ hilft später niemandem. Nennen Sie Ort, Art und Größe, zum Beispiel: „Bohrloch Ø 8 mm, Wohnzimmer Nordwand, 1,2 m über Boden“. So lässt sich beim Auszug prüfen, ob es dasselbe Loch ist oder ein neues.
Gehen Sie in jedem Raum dieselbe Reihenfolge durch, dann fällt nichts weg: Wände und Decke, Boden, Fenster und Türen, Heizkörper, Steckdosen und Schalter. In Küche und Bad kommen Armaturen, Fliesen, Fugen und die Einbaugeräte dazu. Prüfen Sie Fenster und Türen beim Öffnen und Schließen, nicht nur mit Blick darauf.
Fotos mit Datum machen die Beschreibung belastbarer. Nennen Sie sie im Protokoll als Anlage, etwa unter „Sonstige Vereinbarungen“ mit der Zahl der Fotos, und geben Sie dem Mieter eine Kopie.
Was sind versteckte Mängel?
Versteckte oder verdeckte Mängel sind bei der Übergabe nicht zu erkennen und zeigen sich erst später, etwa ein Wasserschaden unter dem Bodenbelag. Für sie gilt die Wirkung des unterschriebenen Protokolls nicht, Sie können sie auch nach der Übergabe noch geltend machen. Vermuten Sie bei der Begehung etwas, ohne es zu sehen, schreiben Sie den Verdacht trotzdem dazu.
Ablauf am Übergabetag
Legen Sie die Übergabe auf eine Tageszeit mit gutem Licht und planen Sie genug Zeit ein, damit niemand drängt. Eine leere Wohnung zeigt Mängel deutlich besser als eine möblierte.
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Vorher ausfüllen
Tragen Sie oben Anschrift, Beteiligte, Datum und die Räume ein und erstellen Sie das PDF. Drucken Sie es zweimal aus.
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Gemeinsam begehen
Gehen Sie mit dem Mieter jeden Raum durch, lesen Sie die Zähler ab, zählen Sie die Schlüssel und ergänzen Sie Mängel von Hand.
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Beide unterschreiben
Sie und der Mieter unterschreiben beide Exemplare, jeder behält eines. Handschriftliche Ergänzungen zeichnen Sie beide ab.
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